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    黄英副局长在全省水文档案管理工作总结会上的讲话:强化职能 提高素质 加快云南水文档案管理现代化建设
     
    来自:云南水文水资源信息网   作者:   责任编辑:   发布时间:2005-06-25   点击次数: 398


    强化职能  提高素质 加快云南水文档案管理现代化建设

    —在全省水文档案管理工作总结会上的讲话
    云南省水文水资源局副局长  黄英
    (2005年6月25日)

    同志们:
        今天我们在这里召开全省水文系统档案管理工作总结会,这是全系统档案管理工作的首次专题会议。这次会议的主要任务是:总结近年来水文档案管理工作,分析研究存在问题,统一思想,安排部署下阶段工作。同时,表彰2004年度目标管理考核先进单位、奖励档案达标相关人员。
        这次我们采用以会代培的形式,对档案管理工作进行专题培训,并组织大家到外省进行了实地考察。这充分说明了省局领导对档案管理工作的高度重视和关心。希望大家开好本次会议,认真领会会议精神,并贯彻落实到今后的档案管理工作中。
    下面,我讲三个方面的问题。
        一、近年来水文档案管理工作成效显著
        档案工作是一项重要的基础工作。对于水文系统自身来说,水文档案就是水文工作的成果,是几代水文人艰苦辛劳积累的宝贵历史财富。管好用好这些宝贵的水文档案,做到“对历史负责,为现实服务,替未来着想”,已成为广大档案工作者追求的目标。近年来,我系统各级领导高度重视档案管理工作,在省、州(市)档案部门的指导配合下,全省水文档案管理干部职工以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导,围绕水文中心工作,服务发展改革大局,坚持依法治档、从严管档,加强档案规范建设、队伍建设和基础业务建设,积极为水文发展和经济建设服务,取得了显著的成绩。
        (一)积累了系统翔实的水文档案信息库
        云南水文自1928年设立第一个水文站以来,至今已走过了七十多年的奋斗历程,并为国民经济建设源源不断地收集、积累了大量宝贵的水文资料。截止2004年底,全系统积累了全省各站点的纸质水文档案10万多卷册,其中测验原始档案(1936-2004年)8万多卷册,整编成果(1937-2003年)近2万卷册,刊印成果(1887-2003年)1万多册。另有文书、财务、基建、设备、地图、专题、民国、声像、照片、实物、科技图书等各种门类、载体档案若干卷册。这些档案以每年3500多卷的数量递增?;窘ǔ闪耸荽娲⒘?00多兆、存储水文数据7亿多组,占云南省水文数据90%的云南省国家水文数据库,并且每年以200多万组数据递增。逐年积累的水文资料和研究成果在我省水利建设及其他国民经济建设中发挥着不可替代的重要作用。
        (二)逐步建立了专门的档案管理机构
        随着资料的不断积累,全省的水文档案管理经历了从无到有、从简单到逐步规范化的建设发展过程。1994年以前,全局无专门的档案组织机构,文书,会计、基建、水质档案等均由相关业务部门管理,水文档案由整编科下属的资料室管理,仅有2~3名档案管理人员,库房少且缺乏标准的档案装具,致使各类档案无法实行集中统一管理,损坏严重。1995年省局成立了科技档案室,专门负责水文科技档案的管理工作。2000年,科技档案室和原计算机室合并,成立了科技信息处。2003年,改称为档案信息处,人员编制为7人。除人事档案外,档案信息处统一管理了水文科技档案、文书档案、基建档案、会计档案、声像档案等。档案库房20多间(其中12间为地下库房),排架长度近2000米,档案柜1500多个,面积400平方米左右,其存储量已超过我省中等州(市)级专业档案局(馆)的存储量。截至目前,昆明、昭通、红河、曲靖、大理、临沧、思茅等七个分局也相继设立了档案信息科,大多数分局机关配备了专职人员,各科室、各测站基本配备了兼职档案人员,负责档案资料的管理工作。并投入大量资金,配备了大量的计算机及相应设备。目前,全系统已基本形成覆盖省局、分局、测站的三级档案管理体系,专兼职管理人员近200人。
        (三)建立健全各项规章制度
        省局始终把档案管理作为全系统的重要基础保障工作来抓好落实。认真组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《机关档案工作条例》、《水利档案工作规定》等各项法律法规,广泛开展档案管理业务指导,督促、指导全省水文系统档案管理工作责任的落实。省局和各分局结合各自实际情况,分别制定了科技信息服务管理规定、档案借阅制度、库房管理规定、档案销毁制度、档案安全保密制度、计算机信息系统安全管理办法、机房管理制度等一系列管理制度和办法,并做到制度上墙,责任到人。通过各项规章制度的建立健全和贯彻实施,规范了从档案文件形成、收集、整理、归档到档案保管、保密、鉴定、统计、利用等各个环节的行为,使工作逐步走向制度化,保证了水文档案管理工作正常有序地开展。自2004年起,云南省水文水资源局与各分局签定档案信息管理和安全保密工作责任书,进一步落实了档案管理和安全保密职责,明确工作目标和责任。
        (四)档案达标验收工作成绩喜人
        开展档案管理达标升级活动是实现水文档案标准化、规范化、科学化目标管理的重要手段和途径。达标整改的过程是一个强化管理、熟悉业务、提高档案管理人员业务素质和工作能力的过程,是档案规范化管理的重要标志。为此,省局把档案达标列为全系统档案管理工作的重要计划,层层抓落实。自2000年起,部分分局相继开展了档案管理达标活动。昭通、文山、保山、曲靖、临沧、楚雄、玉溪、昆明、红河等分局领导对档案达标工作给予了高度重视,做到人、财、物落实,责、权、利明确。分局档案管理人员在省局档案信息处和当地档案部门的指导帮助下,克服工作量大、工作繁琐、时间紧、任务重等诸多困难,对档案进行了科学分类,规范整理,各种门类和载体的档案实行综合管理,使案卷质量基本符合要求,并编制了各种检索工具,编纂了多种水文档案编研成果,达到相应申报级别。截止目前,上述9个分局均已顺利通过了档案目标管理达标验收,其中昭通、临沧、昆明、红河分局达“云南省机关档案管理B1级标准”,文山、保山分局达“云南省科技事业单位档案管理B1级标准”,曲靖、楚雄、玉溪分局达“云南省机关档案管理B2级标准”,全省水文档案的规范化建设成绩喜人。
        (五)发挥优势,强化职能
        参与市场竞争是新时期水文加快发展的重要途径。档案管理部门解放思想,开拓进取,积极配合其他处、科(室)的业务工作,为防汛抗旱、抢险救灾及重大课题、专项研究工作提供了涉及水文科技信息、科技档案、文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、地图档案、图书资料的大量信息服务。同时,主动参与市场竞争,充分利用行业优势,积极开展水文档案咨询工作,服务于水电、交通、环保、航运、农、林等各个领域,为国民经济建设提供了大量的信息服务,创造了较好的社会经济效益。同时,扩大了水文的社会知名度,为水文进一步走向市场奠定了良好的基础。
        (六)积极开拓工作领域
        事业单位机构改革以后,进一步明确了档案管理部门的职能,赋予了档案管理部门更多的和具体的工作职责。近两年来,档案部门在提供档案信息等传统服务的同时,充分发挥自身的人才、资源、技术等优势,积极拓展新的工作领域。2003年,启动了全系统水文网站建设,开通运行至今。除省局建立的“云南水文水资源信息网”站以外,楚雄、昭通、保山等8个分局也自建了独立网站,其余分局制作了页面,链接在省局网站上。云南水文信息网站建成后,报道了相当数量的水文新闻、要闻、简讯、会议精神,汇集了基层报道、发布相关公告,受到了社会的关注,点击率持续上升,全省水文网站建设已见成效。临沧、思茅等分局档案信息科还承担了分局对外咨询业务工作;昆明、昭通等分局档案信息科承办了分局水文水资源杂志;楚雄、昭通等分局完成了水文成就画册的制作。部分档案管理人员还参与了水文专业课题工作。2001年,由省局档案信息处牵头、各分局配合,举办了《前进中的云南水文》展览,并编制了《云南水文60年回眸》画册。今年为全国水文工作会议在昆召开,赶制了《云南水文成就展版》、《情系江河-前进中的云南水文》宣传手册??梢运?,全系统档案管理干部职工为拓展档案服务领域、宣传水文业绩、扩大水文影响作出了不懈努力,创造了新的工作佳绩。
        (七)保密工作逐步得到了重视
        保密工作历来是党和国家的一项重要工作,关系着改革、发展、稳定的大局,是维护国家安全、利益的重要手段,是我国社会主义建设事业胜利前进的重要保障。档案管理部门保管着大量的水文资料,保密工作一直是档案管理部门的重要职责。水文资料中有些属国家涉密资料,诸如为战时或者重大军事活动而积累的水文实时信息预报资料、未界定地区的水文水资源资料、洪水水文信息预报成果资料等?;平鹩屑?,国家秘密无价,保证国家秘密水文资料的安全是档案管理部门义不容辞的职责。几年来,我们认真组织学习贯彻《中华人民共和国秘密法》、《水利工作中国家秘密及密级具体范围的规定》、《国际河流保密工作管理办法》等各项法律法规及规章,下发或转发了《关于加强水文科技档案工作的通知》、《关于印发<档案管理和保密考核办法>的通知》等有关文件。2002年,根据保密工作的需要,我局成立了云南省水文水资源局保密工作领导小组及保密办公室,依法制定档案、文件、地图、资料、信息系统等保密管理、利用、密级变更、解密等规章制度,广泛开展保密宣传教育工作,指导、督促全系统的保密工作。部分分局也相应成立了分局保密工作小组,云南水文及国际河流水文资料的保密工作有了组织上的可靠保障。遵循保密工作的各项规章和制度,档案管理及信息服务过程中,准确掌握安全保密规定,认真审核把关,做到既保守国家秘密,又使利用者满意,提供了及时、到位的服务。
        总之,经过全局上下的协同努力,全省的水文档案事业取得了长足发展,档案管理工作逐步制度化、规范化,水文档案工作上了新台阶、有了新局面。同时还涌现出了一大批水文档案管理工作的先进集体和个人。2004年昭通分局张明同志荣立全省档案系统个人三等功,昆明分局袁树堂被评为昆明市档案系统先进个人。这是全省水文系统干部职工特别是档案工作人员共同努力的结果,在此,我代表省局领导向辛勤工作在水文档案岗位上的全体同仁表示诚挚的敬意!
        二、水文档案管理工作存在问题不容忽视
        在肯定工作成绩的同时,我们也应当清楚地认识到,档案管理工作是一个系统的、连续的过程,是一项需要常抓不懈、严细求实的工作,目前仍存在许多的困难和问题,亟待解决。主要表现在以下四个方面:
        (一)对水文档案管理工作重要性认识有待提高
        档案管理工作是全部水文工作中的重要组成部分,担负着重要的职责。但个别的领导和职工缺乏对其重要性的认识,认为档案管理工作无足轻重,可有可无,以致全系统的水文档案管理工作发展不平衡:重视的分局,机构健全,管理规范,工作正有条不紊开展;重视不够的分局,至今未配专职人员。再就是,部分专兼职人员认为档案管理工作无成就感,缺乏积极向上的热情,不安心本职工作。这些都是对水文档案管理工作重要性认识不到位、定位上不准确的具体表现。
        (二)投入不足,基础设施建设薄弱
        由于历史的原因,水文系统档案信息管理一直没有固定的专项投入建设,造成工作基础薄弱,历史欠债较多,给开展档案管理标准化、规范化、科学化建设带来了很大的难度。由于缺乏投入,省局档案管理的硬件、软件条件难以满足档案达标的要求。目前,一是库房已呈饱和状态,无法容纳更多的资料;二是现有库房分散,保管条件差异很大,给管理工作带来相当难度;三是黑龙潭地下库房渗水安全隐患未得到彻底解决,房内湿度过大,照明设施及电路老化等;四是赵家堆库房周围的城中村存在着火灾隐患。各地分局也普遍存在档案库房偏小、档案柜不够等问题,不能满足档案增长的需求。部分分局受地理环境影响,湿度、温度等均超出规定要求。
        (三)水文档案队伍建设有待加强
        实事求是地说,目前全系统档案队伍的人才层次、知识结构、业务素质等现状条件都难于适应新形势、新任务及档案专业管理水平的要求。按照《档案馆人员编制标准》,省局档案信息处现保管着全省纸质档案10万多卷册,库房分散,应配备10人以上,但目前只有4个管理岗位的设置,满足不了档案业务日益增长的工作需要。部分分局专职人员不稳定,极不利于档案管理工作持续、稳定的开展。再一个原因就是,现有档案管理人员大多数为半路出家的技术人员,缺乏系统的档案管理专业知识,这与档案信息化发展形势形成了矛盾。
        (四)保密工作形势不容乐观
        近年来,随着水利水电开发的又一轮高潮的到来,一大批水利水电工程已经开工或即将开工。一些地方政府和部门在经济建设过程中,对秘密水文资料特别是国际河流水文资料安全保密的重要性认识严重不足,经常违反保密工作的有关规定以及关于国际河流资料服务的相关规章和程序,直接向分局索取资料,达不到目的就动辙扣上不支持地方建设的帽子;一些外省或本省设计部门也经常通过上级部门关系,以各种名目施压,违反国际河流保密原则索取资料以图谋利。上述问题如不能得到很好解决,将造成我省整个国际河流资料管理的混乱,并导致资料保密安全隐患和行业资源优势的丧失,值得我们高度重视并认真对待。
        三、对今后水文档案管理工作的要求
        进入新世纪,水文工作面临着新的机遇与挑战,如何在新形势下找准定位,充分发挥区位、资源、环境等综合优势,进一步加快发展,是全系统面临的重大课题。我们要认清形势,提高认识,把握机遇,加强水文档案管理规范化、标准化、科学化建设,继续推进档案管理达标工作及云南档案“八项工程”建设,深化档案信息管理和安全保密工作目标管理考核,使水文档案工作着眼于为水资源利用和水文现代化建设提供支撑这一目标。在今后的工作中,要抓好以下几个方面的工作。
        (一)进一步加强领导,不断推进档案管理规范化建设
        各级领导要进一步提高对水文档案管理工作重要性的认识,加强领导,继续重视、支持档案管理工作,把加强水文档案管理能力建设作为本单位的一项重要的基础保障工作抓好抓实,从人、财、物上提供保障。要继续推进水文档案管理的规范化建设,落实目标管理责任制。特别是尚未通过档案达标的分局,要明确领导、落实任务职责,尽快实现达标。要进一步完善档案管理相关规章制度,包括提供资料信息服务的规定、档案库房管理规定、档案查阅制度、档案安全保密制度、档案销毁制度、机房管理制度等。要建立健全档案材料定期检查制度,发现问题及时报告和处理。再要强调的是,按规定除省局档案信息处有权对外提供水文资料以外,任何单位和个人无权向社会提供。若有特殊情况,分局确需对外提供本辖区范围内的水文资料时,必须报经省局批准后方能提供,同时应及时向省局档案信息处报送所提供资料的清单。
        (二)进一步抓好水文档案信息化建设
        随着信息技术的飞速发展,电子政务和电子商务日益普及,大量涌现的电子文件、电子档案开始对档案工作产生巨大影响,档案管理、保管?;?、档案利用的理念及其体制和工作方式都在经历重大变革。档案部门是电子文件、电子档案的归宿地,如果忽视档案信息化建设,不顺应现代技术的发展,实现与电子政务、电子商务保持同步发展,水文档案工作将无法适应社会各行业的需要。我们要本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和目录数据库建设,开展网上查询档案信息服务。省局下一步将统筹配备必要管理软件,提供必要的技术支撑。同时,要积极开展档案信息化建设的探索和尝试。
        (三)开拓创新,提升档案工作的服务水平
        水文档案工作的出发点和落脚点是档案服务工作。要继续做好为水资源开发、利用、管理及?;ぬ峁┓窆ぷ?,做好为工程规划、设计、施工及管理提供服务工作,做好水文为防汛抗旱减灾等决策提供可靠基础支撑工作;积极寻求满足社会多层次、多样性、多方面水文信息需求的服务新方式,探索运用互联网技术拓展服务的新手段。在服务过程中抓住社会关心的问题,突出区域及行业特色,加大宣传水文人“献身、负责、求实”的行业精神。在服务方式上,要加强基本水文资料的深加工工作,不断开发水文数据库信息服务系统的功能,提高服务工作效率和档案资源的开发利用价值,要从直接提供基本水文资料服务逐步转变为提供水文研究成果服务。
        (四)高度重视保密工作
        各级领导干部要站在讲政治的高度来认识做好新时期保密工作的重要意义。保守国家密秘是《宪法》规定的每一个公民应尽的基本义务,是国家法律法规规定的每一个国家公务员和其他各类涉密人员必须承担的责任。因此,首先要做好人的工作,要加强对广大干部群众尤其是涉密人员的保密教育,特别对重点涉密人员要建立严格的上岗、在岗、离岗的相关保密教育培训。二是要继续加强对《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规的宣传,并严格遵循于各项工作中。三是要密切结合云南水文工作实际,针对保密工作中的重点、难点,抓好水文档案保密工作制度建设,落实保密工作责任制。
    同志们,水文档案管理工作是平凡的,但平凡不等于平庸。水文档案管理工作是一项伴随着水文事业发展的长期任务,时代在前进,事业在发展,水文档案工作的物质基础、社会环境、服务手段也发生着深刻变化。我们要解放思想、与时俱进,积极探索和实践档案管理工作新思路,创新服务内容、创新服务形式、创新服务手段,不断开创云南水文档案管理工作新局面。


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